Secrétaire de Gestion :
Pivot de la gestion matérielle de l’Établissement

Le Service d'Intendance assure l'outil de travail de l'ensemble de la communauté scolaire, par le biais des personnels, des matériels, des bâtiments et des finances.

Les Personnels administratifs sont Membres de la Communauté éducative.
Ils concourent directement aux Missions du Service Public de l’Éducation
et contribuent à assurer le fonctionnement
des Établissements et des Services de l’Éducation Nationale.
Ils jouent un Rôle éducatif en liaison avec les Enseignants.
Ils contribuent à la Qualité de l'Accueil et du Cadre de Vie.

Extrait du code de l'éducation (partie législative, 4e partie, livre IX, titre 1er, chapitre III, article L913-1) modifié par la loi n° 2005-380 du 23 avril 2005 - art. 49 JORF
du 24 avril 2005

La Secrétaire de Gestion collabore directement avec l’Équipe de Direction.

Au travers de son travail quotidien, La Secrétaire de Gestion,
Madame Yvonne Faure,
contribue à la mise en place et au développement
des principaux axes éducatifs de l’Établissement.

A savoir :

• Favoriser l’Excellence pour tous
• Prendre en compte la difficulté scolaire par des prises en charge adaptées et personnalisées
• Responsabiliser les Élèves
• Inscrire la relation avec les Responsables légaux dans la continuité
• Développer le travail de partenariat dans le cadre de la continuité École-Collège (École du socle) et Collège- post Collège (lycée général, professionnel, C.F.A, autres..)
• Contribuer à la Mise en Place du Projet d’Établissement dans ses dimensions pédagogiques et éducatives.

• Privilégier le Travail en équipe
• Inscrire son action dans une Recherche permanente d'Innovation au Service de la Réussite des Élèves.

La Secrétaire de Gestion de l’Établissement assure le Fonctionnement matériel de l’Établissement ou du service auquel il est affecté.
Elle encadre l’équipe d’Entretien et de Maintenance
Elle exécute le Budget et Gère les Équipements
Elle dresse le Bilan d’Activité et fait des propositions d’amélioration
Elle contrôle l’Application des Règles d’Hygiène et de Sécurité
Elle organise la Mise en Place d’Activités ou de Manifestations péri éducatives

Sous l’autorité du Proviseur et du Principal Adjoint et sous l’autorité de l’Agent comptable de La Cité scolaire, les activités essentielles de la Secrétaire de Gestion du Collège sont :

ACCUEIL
La Secrétaire de Gestion assure l'accueil physique et téléphonique des usagers de l’Établissement (Élèves, Responsables légaux, Personnels, Fournisseurs).

GESTION MATÉRIELLE
Entretien et maintenance :

• Elle organise l’entretien et la maintenance du patrimoine et des installations techniques en coordonnant, les activités des personnels de Service, d’Entretien et de Maintenance. Ce travail est fait en collaboration avec l'Agent chargé de l'Encadrement.
• Elle organise et contrôle l’utilisation des locaux et installations
• Participe aux relations avec les collectivités territoriales
• Sécurité des locaux :
• Elle fait assurer la sécurité des biens et des personnes et contrôle l’application des règles d’hygiène
• Chargé de la tenue du carnet de sécurité
• Prépare et coordonne les travaux de la commission d’hygiène et de sécurité
• Elle participe à la mise au point du plan d’évacuation et de mise en sûreté
• Prépare l’organisation périodique des exercices d’évacuation
• Sollicite et prépare les visites de la commission de sécurité et des organismes de contrôle réglementaires

GESTION ADMINISTRATIVE
Administration générale :

• Coordonne les activités des personnels qui concourent à la gestion et au fonctionnement de l’établissement
• Anime et gère ces personnels
• Prépare les actes administratifs soumis à la délibération du conseil d’administration
• Gestion financière :
• La Secrétaire de Gestion est amenée à participer au bon déroulement des opérations comptables, quotidiennes à annuelles (réception et liquidation des factures jusqu'à la confection comptable et matérielle du compte financier), dans la préparation, l'exécution, le classement, la recherche d'erreurs et l'exploitation des données en vue du Pilotage de l’Établissement par l'Ordonnateur.
• Conseille techniquement le Chef d’Établissement, le conseille financièrement et fait passer aux Enseignants les exigences de rigueur liées au respect de la législation
• Elle prépare le Budget du Collège et en suit la réalisation et gère des équipements
• Dresse un bilan d’activité et fait des propositions d’amélioration
• Elle tient la Comptabilité administrative et assure le Contrôle de Gestion
• Elle anime et coordonne les activités d’Achat public
• Elle tient une Régie d’Avances et de Recettes
• Participation à la tenue de la caisse, aux encaissements comptables et à la gestion des dépenses avant ordonnancement
• Responsabilités particulières :
• Seconde le chef d’établissement dans ses actes de gestion matérielle et financière
• Participe à l’action éducative de l’E.P.L.E
• Contribue à l’accueil de tous les partenaires du système éducatif
• Exécute pour le compte et sous contrôle du chef d’établissement des opérations de gestion administrative
• Elle gère le Classement des documents comptables

ACTIVITÉS ANNEXES mais non moins importantes :

• Relations avec les acteurs internes : Enseignants, CDI, Elèves, Infirmière, Assistante Sociale, C.P.E, Responsables légaux ...
• Organise la mise en place d’activités ou de manifestations péri-éducatives, telles les Sorties Culturelles Pédagogiques, tels les Séjours Culturels, tels les Séjours Linguistiques ...
• Elle participe aux relations avec les Collectivités Territoriales, les autorités de contrôle IA, Rectorat.

Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, chapitre 5, article 28 :
Tout fonctionnaire, quel que soit son rang dans la hiérarchie, est responsable de l’exécution des tâches qui lui sont confiées. Il doit se conformer aux instructions de son supérieur hiérarchique, sauf dans le cas où l’ordre donné est manifestement illégal et de nature à compromettre gravement un intérêt public.